The Choice and Use of Strategic Planning Tools and Techniques in Turkish SMEs According to Attitudes of Executives

      I.            Pendahuluan

Penelitian yang akan dibahas ini terkait dengan pemilihan dan penggunaan dari tool starategic plan dan teknik penerapannya. Strategi didefinisikan sebagai sebuah pola dalam urutan dalam pengambilan keputusan. Kesuksesan sebuah organisasi dalam menentukan strategi jangka pendek dan juga panjang tergantung pada seberapa berhasil perusahaan tersebut menentukan dan menghasilkan sebuah serangkaian aktivitas yang strategis agar dapat bersaing dengan kompetitor. Saat ini banyak pemimpin bisnis menyadari pentingnya perencanaan yang strategis bagi perusahaannya untuk dapat maju dan memiliki nilai yang strategis, namun banyak juga dari mereka yang salah mengartikan perencanaan strategis bagi perusahaan sehingga pencapaian dalam bisnis tidak maksimal.

Strategic Plan adalah salah satu tool yang digunakan banyak perusahaan dalam beberapa tahun terakhir. Strategic Plan digunakan sebagai alat ukur perusahaan untuk menentukan langkah-langkah kedepan, mengukur keberhasilan dari langkah yang telah diambil sejauh ini. Dalam penelitian yang berjudul “The choice and use of strategic planning tools and techniques in Turkish SMEs according to attitudes of executives” akan membahas dari 3 area yaitu penggunaan Strategic Planning tools, mengukur tingkat kepuasan dengan Strategic Planning tools untuk area Turkish SME dan sikap dari para eksekutif terhadap penerapan tools ini.

   II.            Metodologi

·         Sample and Data Collection

·         Analyses and Results

III.            Pembahasan

Dalam survei yang dilakukan ini bertujuan untuk mengidentifikasi sikap para eksekutif terhadap proses perencanaan strategis dan menganalisa Startegic Planning tools terbaik dan teknik yang digunakan oleh SME’s Turkish yang beroperasi di sektor yang berbeda di Antalya Organized Industrial Zone (Aoiz). Selain itu, penelitian ini bertujuan untuk menentukan apakah alat perencanaan strategis dan teknik yang digunakan oleh SME sesuai dengan ukuran perusahaan dan sektor, atau tidak.

Penelitian ini menggunakan beberapa metodologi pengumpulan data dari beberapa sampel. Survei yang dilakukan menggunakan kuisioner, dimana hasil dari kuisioner nantinya akan digunakan untuk melakukan analisis. Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah SME Turkish yang bergerak diberbagai sektor di Antalya. Jumlah SME yang terdaftar dalam Antalya Organized Industrial Zone (Aoiz) sebanyak 252 populasi pada tahun 2012. Tingkat sampling yang dipilih secara acak adalah 76,2% (192 perusahaan). Analisis telah dilakukan dengan menggunakan data yang diperoleh dari SME di Aoiz dengan menggunakan kuesioner. Responden dipilih dari manajer menengah dan senior di SME. Kuesioner menjadi sasaran responden yang didapatkan melalui wawancara tatap muka. Data yang diperoleh sebanyak 192 kuesioner yang kemudian dianalisis melalui program statistik SPSS.

Pengujian pada Statistik Deskriptif yang diterapkan pada data pada hasil survey digunakan untuk mendapatkan informasi deskriptif tentang SME. Nilai-nilai yang diperoleh dari tes dalam penelitian ini dapat dilihat pada Tabel 1.

Table 1. Statistik deskriptif SME

Pada Tabel 2 dibawah ini menunjukkan data terkait dengan SME yang beroperasi di ukuran perusahaan dan sector yang berbeda di Antalya OIZ. Pada table dibawah ini menunjukkan sektor-sektor sesuai dengan frekuensi dan presentase dan ukuran perusahaan.

Tabel 2. Sektor dan Ukuran SME

Kuisioner terdiri dari 50 item yang memiliki tiga set pertanyaan. Pada pertanyaan pertama akan mengukur penggunaan teknik dan tools dari Strategic Planning. Untuk total 24 responden yang diikut sertakan, teknik pengukuran berdasarkan pada skala dua poin peringkat yaitu 1: very great use, 2: Not use at all, untuk menunjukkan sejauh mana teknik yang digunakan dalam perusahaan mereka (SME) dalam lima tahun terakhir. Teknik-teknik yang disurvei adalah yang paling sering diidentifikasi dalam literatur tentang Strategic Planning (Stonehouse dan Pemberton: 2002; Glaister dan Falshaw: 1999; Ramanujam et al .: 1986; Al Ghamdi: 2005; Aldehayyat dan jangkar: 2008; Rigby dan Bilodeau: 2011).

Pada set pertanyaan kedua, penelitian ini mengukur pandangan manajer tentang Strategic Planning. Skala ini diadaptasi dari Glaister dan Falshaw (1999), Dincer et al. (2006) dan Glaister et al. (2009). Untuk total 7 responden yang diikut sertakan, pada peringkat skala lima poin dari 1: sangat tidak setuju sampai dengan 5: Sangat setuju untuk menunjukkan pandangan mereka terhadap teknik pada Strategic Planning.

Pada set pertanyaa ketiga, penelitian ini mengukur pandangan manajer tentang tren manajemen saat ini. Skala ini diadaptasi dari Rigby dan Bilodeau (2011). Untuk total 19 responden yang diikut sertakan, pada peringkat skala lima poin dari 1: Sangat tidak setuju sampai 5: Sangat setuju untuk menunjukkan pandangan mereka terhadap tren manajemen. Hasil analisis yang telah dilakukan pada survey ini menunjukkan data terkait dengan tools dan teknik yang paling banyak digunakan oleh manajemen di perusahaan saat ini serta data terkait dengan pandangan dari manajer berdasarkan rencana strategis dan tren manajemen saat ini pada SME di Aoiz. Hasil pada tabel 3 menunjukkan bahwa SME menggunakan teknik Strategic Planning, Human Resources Analysis, Total Quality Management, Customer Relationship Management, Outsourcing, Financial Analysis, Vision/Mission, PEST and Benchmarking analysis dalam lima tahun terakhir.

 Tabel 3. Most Used Tools and Techniques for SMEs in Antalya OIZ in last 5 years (2008-2012)

Analisa dari hasil penelitian ini yang dikelompokkan berdasarkan dari ukuran perusahaan, kemudian tools yang paling sering digunakan dan teknik yang digunakan di SME digambarkan pada tabel 4.

Tabel 4. According to Firm Size, Most Used Tools and Techniques in last five years by SMEs in Antalya OIZ

Dari penelitian yang dilakukan pada tools dan teknik yang paling banyak digunakan adalah Strategic Planning tools. Sedangkan dalam penelitian ini dalam mengukur area kepuasan terhadap teknik yang digunakan dalam perusahaan mereka dapat dilihat dari table 5 dibawah ini.

Tabel 5. Satisfaction Rate for Tools and Techniques Most Common Used by SMEs in Aoiz

Tools yang paling umum digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan dan teknik yang digunakan oleh SME di Aoiz adalah Human Resources Analysis, Strategic Planning, Total Quality Management, Customer Relationship Management, Financial Analysis, Vision/Mission, PEST, Strategic Planning Software, Outsourcing, Strategic Cooperation.

Terkait dengan pandangan tentang perencanaan strategis dan tren manajemen yang dapat dilihat pada table 6, ada beberapa responden yang diikut sertakan pada survey dalam penelitian ini yang diukur pada peringkat skala lima poin dari 1:Certainly Disagree sampai 5:Certainly Agree untuk menunjukkan sejauh mana pandangan akan disepakati oleh para manajer atau pemilik perusahaan.

  

Tabel 6. The Management Views on Strategic Planning

Dari hasil survey diatas dapat dilihat bahwa para eksekutif menyatakan bahwa sejauh ini implementasi dari strategi yang ada telah berjalan efektif, dimana para eksekutif menyatakan lebih dari 90% setuju dengan hal itu, dan juga lebih dari 70% para eksekutif menyatakan strategic planning tools  dapat memberikan tingkat efektifitas dalam mencapai improvement financial performance.

Tabel 7. The Views on Management Trends

Dari hasil survey diatas dapat dilihat bahwa para eksekutif merasa salah satu factor kesuksesan bisnis adalah dari budaya, dimana para eksekutif setuju dengan lebih dari 90%. Hasil dari analisa ini menunjukkan pentingnya factor budaya yang dimiliki perusahaan karena dengan budaya yang sehat dan bersih dapat meningkatkan performa dari pekerjanya.

IV.            Dampak Pada bisnis

Penelitian ini memiliki informasi yang cukup bermanfaat bagi perusahaan yang akan melakukan analisa terhadap bisnis. Dampak perusahaan pada bisnisnya yang menggunakan informasi dalam penelitian ini adalah, perusahaan tersebut dapat langsung menerapkan tools yang sesuai dengan ukuran bisnis mereka dan teknik yang tepat yang harus diimplementasikan pada perusahaan mereka untuk menunjang bisnis mereka tanpa harus melakukan kajian dan penelitian.

   V.            Saran

·         Bagi yang ingin mengambil informasi dalam penelitian ini diharapkan dapat melihat area dan ukuran perusahaannya, karena ketika salah mengambil tools dan teknik bagi perusahaan akan berdampak pada bisnis.

·         Penelitian ini seharusnya dapat memberikan lebih detail informasi dari sisi dampak pada bisnis dari masing-masing tools dan teknik yang ada, sehingga lebih dapat jelas dan dapat diukur lagi bagi yang ingin mengambil informasi dalam penelitian ini.

VI.            Kesimpulan

Penggunaan tools dan teknik pada penelitian ini berbeda-beda, factor-faktor yang mempengaruhinya adalah dari sisi financial, budaya dan ukuran perusahaan. Karena ketika ingin menerapkan tools ada beberapa perusahaan yang tidak memiliki cukup budget untuk implementasinya. Sedangkan dari sisi budaya, setiap perusahaan memiliki budaya yang berbeda yang membedakan dalam penerapan Strategic Planning bagi perusahaannya karena tidak bisa disamakan setiap budaya disetiap wilayah. Untuk faktor yang terkait dengan ukuran perusahaan, dapat menghasilkan hasil analisa yang berbeda dikarenakan jika perusahaan tersebut masih dalam skala kecil, tidak butuh tools dan teknik yang sangat bagus, karena akan berkaitan dengan faktor budget.

References:

Kalkan, A., & Bozkurt, O. C. (2013). The Choice and Use of Strategic Planning Tools and Techniques in Turkish SMEs according to attitudes of Exceutive. Science Direct, 1016-1025.

Afonina, A., & V, C. (2012). The current strategic management tools and techniques: The evidence from Czech Republic. 1535-1544.

Ghamdi, S. A. (2005). The use of strategic planning tools and techniques in Saudi Arabia: An empirical study. Internation Journal Management, 376-395.

 

 

Enterprise Architecture Sebagai Strategi Perusahaan Dalam Mengembangakan Strategi IT Yang Optimal

Perkembangan bisnis yang cepat serta teknologi yang semakin maju, membuat perusahaan harus lebih cermat dalam melakukan investasi, dalam hal ini adalah investasi terkait dengan IT. Karena banyak perusahaan menjadi semakin tidak efisien dan cenderung boros dalam melakukan investasi, dimana sebenarnya investasi IT tersebut tidak dibutuhkan perusahaan. Setelah dilakukan analisis, cenderung lebih banyak beralasan bahwa strategi IT yang diterapkan tidak tepat, padahal dari awal seharusnya harus lebih diperketat kembali proses analisis untuk mencapai sebuah strategi IT yang optimal, sehingga tidak hanya mengeluarkan cost yang besar untuk IT melakukan investasi, namun juga menjadikan perusahaan tersebut semakin efisien dan maksimal dalam menjalankan proses bisnis. Karena sesungguhnya IT harus menjadi enabler bagi perusahaan, dan bukan menjadi cost center bagi perusahaan yang hanya menghabiskan budget perusahaan.

Dalam mengembangkan sebuah strategi IT pada sebuah perusahaan harus berlandaskan sebuah analisis yang matang, agar didapatkan strategi IT yang membuat perusahaan memiliki keunggulan kompetitif diantara para pesaing. Tantangan saat ini bagi sebuah perusahaan dalam mencapai sebuah tujuannya adalah perubahan yang harus selalu dinamis, baik dari perubahan bisnis proses agar tetap mengikuti lingkungan bisnis yang ada, serta perubahan terhadap teknologi yang semakin maju. (Iyamu, 2011)

Dengan perubahan yang cukup cepat, sebuah perusahaan harus cerdas dalam menentukan strategi untuk melakukan investasi, dalam hal ini melakukan investasi IT, dimana perusahaan harus mengukur dan melihat kondisi perusahaan saat ini, dan gap yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan kedepan. Enterprise Architecture adalah tentang mengorganisasikan proses bisnis dan infrastruktur teknologi informasi yang diintegrasikan dan distandarisasi sesuai pada visi misi dan model operasional perusahaan. Penggunaan Enterprise Architecture ini juga termasuk inovasi dalam struktur organisasi perusahaan, integrasi proses bisnis, kualitas dan ketepatan waktu dari informasi bisnis, serta memastikan bahwa investasi untuk teknologi informasi dalam perusahaan dapat dipertanggungjawabkan dan tepat. (Jeanne W. Ross, 2013)

Berikut ini adalah posisi Enterprise Architecture dalam sebuah management IT perusahaan, dimana dapat dilihat fungsi dari Enterprise Architecture adalah untuk menggambarkan current state baseline, future state vision dan transition roadmap dalam sebuah bisnis perusahaan. (Stefan Bente, 2012)

Gambar 1. Posisi Enterprise Architecure dalam Management IT

Enterprise Architecture akan mengelaborasi antara IT dan juga Bisnis, sehingga perusahaan dapat melihat kondisi IT saat ini, apakah sudah berjalan maksimal atau belum dalam mendukung proses bisnis, karena IT sebagai support bagi perusahaan maka haruslah dilihat apa yang telah dilakukan IT untuk perusahaan (What IT Do For Business). Enterprise Architecture menggambarkan kondisi IT saat ini, dari mulai aplikasi, data-data, sampai dengan infrastruktrur perusahaan tersebut. Setelah mengetahui kondisi saat ini (as-is state) EA (Enterprise Architecture) juga memberikan petunjuk untuk melakukan requirement model perusahaan tersebut kedepan (future state) dan setelah mengetahui requirement future, maka EA dapat menarik sebuah roadmap dan gap dari kondisi saat ini (as-is state) ke kondisi masa depan (future state).

Enterprise Architecture berdasarkan framework TOGAF 9.0:

Gambar 2. Architecture Data Model TOGAF

TOGAF adalah sebuah framework architecture yang memberikan panduan dan tool dari awal sampai dengan akhir dalam membangun sebuah Enterprise Architecture. Terdapat 4 domain dalam framework TOGAF dalam menyusun sebuah EA (Hans van den Bent, 2007):

a)      Business Architecture

Mendefinisikan strategi bisnis, governance, organisasi perusahaan, dan core bisnis perusahaan.

b)      Data Architecture

Menggambarkan struktur sumber daya organisasi dalam melakukan management data

c)      Application Architecture

Menggambarkan blue print bagi sistem aplikasi yang digunakan, interface antar aplikasi dan relasi antara aplikasi yang ada dengan bisnis proses.

d)     Technology Architecture

Menggambarkan software dan hardware yang diperlukan untuk mendukung proses layanan bisnis, data dan juga aplikasi. Technology Architecture termasuk didalamnya adalah infrastructure IT, middleware, network, aplikasi, standar-standar yang ada.

Enterprise Architecture mendefiniskan apa yang harus dilakukan sebuah perusahaan dalam mencapai tujuan. Hal ini akan berdampak pada penetapan strategi yang lebih optimal karena semua informasi telah terpetakan dengan jelas, baik dari sisi requirement bisnis kedepan, kebutuhan aplikasi kedepan, data-data yang dibutuhkan, serta infrastruktur untuk mendukung jalannya sistem. Informasi strategi perusahaan dijelaskan dalam sebuah roadmap dan gap yang harus dijalankan oleh sebuah perusahaan.

Roadmap dan Gap berisikan hasil analisa yang dilakukan pada perusahaan, baik dalam kondisi saat ini, kondisi yang ingin dicapai kedepan. Dalam menghasilkan Gap, dilakukanlah Gap Analysis dari kondisi saat ini dan kondisi yang ingin dicapai, yaitu future state, Gap Analysis dilakukan untuk mengetahui secara pasti apakah yang menjadi kesenjangan perusahaan tersebut untuk mencapai tujuannya kedepan. Maka Gap berisikan informasi terkait faktor-faktor yang harus diperbaiki, karena faktor tersebut dapat menjadi halangan bagi perusahaan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Roadmap adalah informasi yang menggambarkan strategi perusahaan kedepan, dimana didalamnya terdapat action item atau hal-hal yang perlu dilakukan dan dibangun untuk menunjang proses bisnis perusahaan. Roadmap ini biasanya untuk penerapan 5 tahun kedepan, oleh karena itulah Roadmap berisi hal-hal yang bersifat strategis yang dapat menjadikan perusahaan memiliki keunggulan kompetitif, baik dari sisi proses bisnis, aplikasi maupun teknologi. Berikut adalah contoh dari Roadmap IT perusahaan:

Gambar 3. IT Roadmap

Referensi:

Hans van den Bent, J. K. (2007). TOGAF, The Open Group Architecture Framework. Van Haren Publishing.

Iyamu, T. (2011). Enterprise Architecture as Information Technology Strategy. IEEE, 83.

Jeanne W. Ross, P. W. (2013). Enterprise Architecture As Strategy:Creating A Foundation For Business Execution. Boston: Harvard Business School Press.

Stefan Bente, U. B. (2012). Collaborative Enterprise Architecture. Waltham: British Library.